מרכזיה IP – כלים והסבר להחלטה נכונה

מרכזיה IP והיא קיימת כבר קרוב לעשור,
כאשר משנה לשנה מחירה יורד והטכנולוגיה שלה הולכת ומשתפרת. עדיין יחס העלות שלמרכזיה VOIP  אל מול מרכזיה TDM רגילה הוא גבוה יחסית אולם הפער הולך ומצטמצם וכבר כעת ניתן לראות ארגונים אשר משדרגים את מרכזיות הטלפוניה שלהם מ מרכזיות  TDM מיושנות ל מרכזיות IP מתקדמות. במאמר זה אסקור בקצרה את היתרונות של מרכזיה VOIP במכלול היבטים כגון מחיר, ניהול, גמישות ונבחן כיצד לקבל את ההחלטה הנכונה האם לעבור לעידן החדש של מרכזיה VOIP או שלא
.(ניתן להעזר בשאלון לבחירת מרכזיה).

נתחיל עם היכולות והתכונות של מרכזיה מסורתית:
מרכזיה  מסורתית ,ידועה גם כמרכזיה  TDM, היא קופסא שבתוכה יש מעבד וכרטיסים ייעודיים למטרה.

  1. מרכזיה Hybrid 
  2. מרכזיה Pure IP.
  3. מרכזיה אסטריקס – Asterisk
  4. מרכזיה – IP Centrex‏  \ מרכזיה בענן

מרכזיה Ip centrex \ מרכזיה בענן
זוהי מרכזיה וירטואלית ולמעשה אינה מרכזיה אשר מותקנת בבית הלקוח אלה אלה מותקנת בחוות שרתים גדולה מאובטחת ע"י firewall  ומגובה ע"י מצברים וגנרטורים 24/7 365 ימים בשנה
המפעילה אלפי שלוחות בו זמנית ללא כל מגבלה גיאוגאפית , 

קראו עוד על מרכזיה – Ip centrex בקישור הזה

 

מרכזיה Hybrid – זוהי מרכזיה TDM רגילה אשר באמצעות שדרוג תוכנת ה מרכזיה והוספת כרטיס חיבור לרשת, מאפשר יכולות חיבור של טלפוני IP וחיבור בין מרכזיות באמצעות IP. ה מרכזיה אינה תומכת ביכולות IP מתקדמות אשר נתמכות ב מרכזיה Pure IP.

על מנת להבין את ההבדל בין 2 סוגי המרכזיות, אסביר בקצרה מהי מרכזיה IP. מרכזיה IP תומכת בכל היכולות הבסיסיות של מרכזיה TDM רגילה. ההבדל הוא בדרך בה עובר המידע בין מכשירי הקצה ב מרכזיה, מכשיר הטלפון. התהליך המתרחש הוא הפיכת הצליל שמופק על-ידי האדם שמדבר בטלפון בצד אחד, לסוג של מידע דיגיטאלי אשר יכול לעבור ממקום למקום באמצעות פרוטוקול תקשורת TCP-IP. כאשר המידע מגיע לצד השני, התהליך מתהפך והמידע הדיגיטאלי הופך לצליל אנלוגי רגיל שאוזן האדם שומעת ומכירה. 2 סוגי ה מרכזיות מבצעות את תהליך הפיכת הצליל למידע דיגיטאלי, אולם כל אחת מבצעת את התהליך בנקודת זמן שונה ובאופן שונה.

מרכזיה Pure IP – זוהי מרכזיה אשר כל השלוחות שלה הן שלוחות IP וכתוצאה מכך תומכות בתכונות ייחודיות ל מרכזיה IP כגון ניהול שלוחות מתקדם, Call Roaming, גמישות בצמיחת הארגון ועוד.
המפתח לקבלת ההחלטה הנכונה בארגון האם לעבור ל מרכזיה בעלת טכנולוגיית IP הוא: חיסכון בעלויות התפעול ועלייה ביעילות העסקית. באמצעות ניתוח יחס העלות/תועלת ניתן בקלות יחסית לקבל את ההחלטה הנכונה. סיכום פשוט של ערך התועלת אל מול עלות ביצוע המעבר יעשה עבורנו את העבודה. ההשוואה צריכה להתבצע אל מול עלות אחזקת ה מרכזיה הקיימת היום בארגון. כמו-כן, יש לקחת בחשבון את עלויות גדילה והרחבת ה מרכזיה הקיימת בארגון כיום אל מול עלויות הגדילה ב מרכזיה IP. סיכום סופי של כל הנתונים יסייע לנו לקבל את ההחלטה.

כיצד בא החיסכון והיעילות במרכזיה IP לידי ביטוי בארגון ??
ארגון ממוצע יכול לחסוך בהוצאות התקשורת שלו כתוצאה ממעבר ל מרכזיה IP באופן הבא:
הוצאות תחזוקה – אין צורך להזמין טכנאים על מנת להזיז שלוחות בתוך הארגון.
עלות שיחות – עלות השיחות בין הסניפים המקושרות ל מרכזיה יורדת ל-0.
חסכון בתשתיות – אין צורך בפריסת תשתיות חדשות, משתמשים בתשתיות קיימות.
חסכון בניהול – עלות ניהול המערכות יורדת, קל יותר לנהל את המערכת ללא תלות בספק חיצוני.
ארגון ממוצע יכול לייעל את מערכות הניהול והתפעול שלו כתוצאה ממעבר ל מרכזיה IP באופן הבא:
יעילות עבודה – מרכזיה IP מאפשרת אינטגרציה קלה ומהירה עם מערכות ה-CRM בארגון.
עבודה מרחוק – ה מרכזיה מאפשרות עבודה מרחוק, חסכון בזמן נסיעות או אפילו בבית.
מעקב שוטף – קל ופשוט להפיק דוחות זמן אמת או היסטוריים על פעילות ה מרכזיה.

 עכשיו, מה שנותר לעשות הוא לתת ביטוי כספי ליתרונות מרכזיה IP ולהשוות אותה אל מול הוצאות שוטפות ויכולות ה מרכזיה הקיימת כיום בארגון.

הוצאות תחזוקה – תחילה יש לחשב את עלות הביטוח השנתית עבור ה מרכזיה והאם היא כוללת את כל ההוצאות לרבות עדכון גרסאת ה מרכזיה ועוד. כעת יש לקחת בחשבון את מספר הפעמים בשנה בהם מזמינים טכנאי לבצע העתקה של שלוחות ה מרכזיה בארגון. לארגון הממוצע עלויות התחזוקה השנתיות של ה מרכזיה מסתכמות בעשרות אלפי שקלים בשנה.

עלות שיחות – יש לחשב את עלות השיחות המתקיימות בתוך הארגון בין הסניפים. עלות זו גם כן מגיעה לעשרות אלפי שקלים בשנה.

חסכון בתשתיות – כל פעם כאשר מתבצע שינוי ארגוני, מחלקות נסגרות ונפתחות חדשות, נקלטים עובדים חדשים, נפתחים סניפים חדשים – יש צורך בפריסת תשתיות כפולות – תשתיות עבור תקשורת מחשבים ותשתיות עבור תקשורת טלפוניה. בעידן מרכזיה IP אין צורך בתשתיות כפולות, ה מרכזיה משתמשת בתשתיות תקשורת המחשבים עבור תעבורת השיחות. חסכון זה מתבטא גם כן בעשרות אלפי שקלים, תלוי בכמות השינויים המתקיימים בארגון.

חסכון בניהול – ניהול מרכזיה IP הוא קל וידידותי למשתמש. אין צורך בהכשרה מיוחדת וכל מנהל יכול ,תוך הדרכה קצרה ובסיסית של מספר שעות, לנהל את מרכזיה הטלפונית, לבצע חסימות שיחה למשתמשים שאינם מורשים, לנהל את ניתוב השיחות ובעצם לשלוט ב מרכזיה כולה. לא קיימת תלות בספק ה מרכזיה. חסכון זה מתבטא בעיקר בזמן וכוח-אדם, והוא משתנה מארגון לארגון.

יעילות עבודה – בקלות יחסית ניתן לשלב את מרכזיה הטלפונית עם מערכת ה-CRM בארגון. בתוצאה מכך יעילות העבודה עולה והספק העובדים עולה גם כן. זה בא לידי ביטוי מרכזיה הטלפונית מקפיצה מסכים של לקוחות/ספקים שמתקשרים חיוג דרך OUTLOOK אפשרות לבצע סליקה אוטומטית של כספים. יעילות העבודה מעלה את הכנסות החברה בעשרות אחוזים לשנה.

עבודה מרחוק – פתיחת סניף מרוחק,חיוג באמצעות הטלפון הסלולרי SmartPhone או מתן אפשרות של עבודה מהבית גם כן מעלה את הכנסות החברה ומורידה את הוצאותיה. מהלך זה בא לידי ביטוי כאשר עובדי החברה נוסעים לחוץ-לארץ וממשיכים לנהל שיחות מתוך ה מרכזיה בארגון בעלות שיחה מקומית.
עובד אשר נעדר מהעבודה כתוצאה ממחלה או חופשה עדיין יכול לבצע חלק מעבודתו הקשורה לביצוע שיחות טלפון גם כאשר הוא נמצא בביתו. עבודה מרחוק מעלה את הכנסות החברה ומורידה את הוצאותיה בעשרות אחוזים לשנה.

מעקב שוטף – תכונה זו מאפשרת להנהלת הארגון לעקוב אחרי פעילות ה מרכזיה, לאתר מוקדי בעיות ולנטרל אותם בקלות ובמהירות. הפקת דוחות זמן אמת ודוחות היסטוריים מאפשרים גם כן מעקב צמוד על הוצאות התקשורת ובעצם משמש ככלי לניטור ובקרה על מרכזית הטלפוניה.

למרבית הארגונים במשק תהליך המעבר למרכזיה IP יוכיח את עצמו כאשר הצפי הוא שעד שנת 2015 יעבור נתח שוק מרכזיות IP את נתח השוק של מרכזיות ה-TDM המסורתיות.
לסיכום, ניתן לראות כי הטכנולוגיה של מרכזיה IP כבר בשלה ונותנת יתרון אמיתי ומוכח לארגון על פני שימוש במרכזיה TDM מסורתית. כמו-כן, בעתיד ניתן יהיה לראות שימושים נוספים למרכזיה IP כגון פרוטקול תקשורת אחיד אשר יאפשר ביצוע שיחה בין מרכזיות IP מארגונים שונים על גבי תשתית IP בעלות שיחה אפסית.