הטלפון, בין אם לשיחות יוצאות ובין אם לנכנסות, משמש ככלי מרכזי מאד לבתי עסק רבים, ובייחוד כשמדובר במשרד.
יותר ויותר משרדים, קטנים, בינוניים וגם גדולים, נעזרים במרכזייה ייעודית, המציעה להם מגוון רחב מאד של פתרונות בהתאמה אישית.
מרכזיה טלפונית למשרד היא כלי עזר חשוב ויעיל מאד, העומד לרשותם של כל העובדים ומאפשר קשר ישיר ואיכותי עם לקוחות חדשים או קיימים, ספקים ועוד. תודות לפיתוחים הטכנולוגיים המובילים בתחום הטלפוניה והתקשורת בכלל, מוצעות כיום מרכזיות טלפוניות למשרדים באיכות וברמה גבוהה מאד, כשיחד עם זאת הן גם נגישות מאד למשתמשים ונוחות לתפעול.
תודות למרכזיות אלו, יכול המשרד להתנהל כהלכה, לא לפספס שיחות ובמקרים רבים אפילו לחסוך לא מעט שקלים.
מה כדאי לדעת לפני שבוחרים מרכזיה טלפונית למשרד?
כאשר מדברים על מרכזיה טלפונית למשרד מתכוונים לרשת טלפונית ייעודית, המשארת את עובדי המשרד.
זוהי רשת פרטית או עסקית, שיכולה לבוא כיום בכמה תצורות: היא יכולה להיות אנלוגית, היא יכולה להיות דיגיטלית והיא יכולה להיות גם כזו שמתארחת בענן.
מרבית המשרדים, כמו גם בתי העסק האחרים, בוחרים בשילוב של מרכזיה טלפונית למשרד שמתארחת בענן, הנחשב כיום גם לפופולארית ביותר מבין האפשרויות, וכזו שמציעה גמישות רבה ואפשרויות בלתי מוגבלות.
ברמה העסקית נחשבת מרכזיית טלפונית למשרד לכלי יעיל ומרכזי במיוחד. היא מאפשרת למשרד לבצע פעולות שונות הקשורות לתקשורת – לטלפון עצמו ולהיעזר בפתרונות נלווים נוספים הלוקחים בכך חלק.
מרכזיה למשרד יכולה לבוא בתצורות שונות ולכלול פתרונות מכל מיני סוגים. אחד היתרונות הבולטים שלה הוא היכולת להתאים אותה נקודתית לצרכים, באופן מלא לצרכיו של המשרד עצמו, תוך התייחסות לדרך שבה מתנהלת העבודה בו.
מדוע חשוב כל כך לשלב מרכזיה במשרד?
עד לפני מספר שנים התבססו עסקים רבים על מרכזיות עסקיות, הפועלות בהתאם לטכנולוגיה מיושנת בשיטת ISDN, שכיום כבר כמעט ולא ניתן לראות אותה. בשנים האחרונות, לאור הפיתוחים הטכנולוגיים החדשניים בעולם התקשורת, מוצעת כיום לעסקים מרכזיית טלפונים למשרד, המנצלת את החיבור הרשתי הקיים לטובת הפעלתה.
בעולם הדינאמי והתחרותי כל כך של ימינו, חשוב לכל עסק ולכל משרד להציע את הטוב ביותר ללקוחותיו, להיות זמין וגם לנהל את המערך הטלפוני בצורה המוצלחת ביותר. ולכן, משרדים רבים עוברים למרכזיות עסקיות מתקדמות, המותאמות נקודתית אל אופי העסק שלהם.
שילוב של מרכזיית טלפונים למשרד עוזרת לעובדים להתנהל בצורה אפקטיבית לאורך כל שעות היום, להיות בקשר שוטף עם לקוחות, ספקים ועוד ולעשות את כל זה בעזרת מערכת חדשנית, מתקדמת, אך בו זמנית גם ידידותית מאד למשתמש.
כפי שציינו קודם, אין צורך בכבלים ובציוד רב, כל מה שצריך הוא בעיקר אינטרנט כדי לעבוד עם מרכזיה פעילה וטובה.
אילו סוגים של מרכזיה טלפונית למשרד מוצעים כיום?
כעסק, ובייחוד כשאתם משרד שמשרת לקוחות רבים, חשוב לכם וודאי להציע את הטוב ביותר ובעיקר גם להיות זמינים. ישנם כיום סוגים שונים של מרכזיות טלפוניות המיועדות למשרדים, מרכזיות המבוססות על IP וגם על תקשורת SIP.
מרכזיות אלו מותאמות למתגי התקשורת של ספקי התקשורת והן כוללות מוצרים שונים, המתחברים אליהן ישירות.
אם חשוב לכם להכין את המשרד ואת העסק שלכם לעתיד, חשוב שתחזיקו במרכזיה טלפונית המתבססת על רשת האינטרנט וכזו המאפשרת לכם לנהל אינטראקציה טובה עם הלקוחות שלכם.
חשוב שתוכלו לנהל כמה ערוצי תקשורת בו זמנית, מה שיקל משמעותית על הלקוחות ליצור אתכם קשר וגם לעשות זאת מכל מכשיר שהם רוצים (סמארטפון או מחשב, למשל).
כיצד בוחרים כהלכה מרכזיית טלפונים למשרד?
אם החלטתם שרכישה של מרכזיית טלפונים למשרד היא בדיוק מה שאתם צריכים, עליכם לבחון כמה פרמטרים עיקריים כדי לוודא שבחרתם נכון וגם מתאים.
בטרם רכישת המרכזייה והשימוש בשירות עצמו, כדאי לכם לבדוק את הנקודות הבאות: ראשית, מהם צרכי המשרד שלכם, ולפחות בראייה של כמה שנים קדימה. האם יש לכם כוונות לגדול ולהתפתח או שמא אתם מתכננים להישאר באותו סדר גודל? האם אתם צפויים, כמשרד, להציע שירותים נוספים ואת אותו מספר של עובדים, או לא? התייחסות לעתיד, ולפחות חמש שנים קדימה, תעזור לכם להבין וגם להגדיר בצורה הטובה ביותר את הצרכים שלכם ולבחור מרכזיה שנכונה לכם.
עניין נוסף, שגם אותו כדאי לכם לבחון היא האם מרכזיה טלפונית פיזית היא הפתרון הנכון לכם, או שאולי מרכזיה שנמצאת על ענן? קחו בחשבון במה זה כרוך וזכרו שמרכזיה על ענן חוסכת לכם ציוד רב וגם לא מעט בלאגן.
דבר שלישי וחשוב לא פחות הוא עניין התכונות הנדרשות, וזה קשור כמובן גם לצרכים שלכם. בדקו מהי שיטת העבודה שלכם ואופי ההתנהלות במשרד, ומכאן נסו להגדיר מהן אותן תכונות שחשוב לכם שתהיינה במרכזיה שלכם.
אילו כלים ותכונות מציעה מרכזיית טלפונים למשרד?
מרכזיה טלפונית למשרד מציעה שורה ארוכה מאד של כלים ופתרונות, הניתנים להתאמה מלאה לכל צורך ואופן התנהלות. ראשית, וזה חיוני מאד למשרדים בישראל, מדובר במרכזיה שתומכת בעברית. מעבר לכך, אפשר באמצעותה להשתמש גם בסקייפ או במערכות VoIP אחרות וכך לנהל תקשורת שהיא מגוונת הרבה יותר.
תכונות נוספות וחשובות קשורות באבטחה. כשמדובר במשרד, ולא משנה איזה שירות הוא מציע או באילו נושאים הוא נוגע, עניין הסודיות ואבטחת המידע הוא קריטי במיוחד. ולכן, מערכת אבטחה מלאה, מקיפה וגם כזו שמובנית במרכזיה עצמה היא בגדר חובה וכיום מדובר במערכות משוכללות מיוחד שמציעות מענה ברמה גבוהה.
מרכזיות טלפוניות, המיועדות למשרד, מסוגלות, תודות לאופן שבו הן בנויות ולטכנולוגיה שעליה הן מתבססות, לשרוד מהר מאד ולהתאושש ביעילות מתקלות שונות.
הדבר הוא קריטי מאד למשרדים רבים שמשתמשים לא מעט במרכזיה, מוציאים או מקבלים שיחות. אפשרות לחבר לשלוחות סלולאריות במכשירי הסמארטפון היא חשובה לא פחות ואכן, מרכזיות כאלו מציעות זאת ומאפשרות התנהלות יעילה הרבה יותר. תכונות נוספות כוללות אפשרות לזיהוי קולי וגם לניתוח שיחות קולי, אפשרות לניהול אינטרנטי, העברות של הודעות קוליות למייל, פורטל לכל עובד והיכולת שלו לשלוט ולנהל אותו בעצמו, אפשרות לחיבור לשירותים נוספים ועוד ועוד.
אילו חידושים ופתרונות מתקדמים מציעה מרכזיה טלפונית למשרד?
יש סוגים רבים של מרכזיות טלפוניות, כאשר אלו שמתארחות בענן ומתבססות על רשת התקשורת הן הנפוצות וגם היעילות ביותר. מטרתה העיקרית של מרכזיה טלפונית למשרד, היא להקל על אופן ושיטת התנהלות השיחות במשרד או בכל בית עסק אחר שבו היא נמצאת.
מבין תכונותיה המתקדמות וגם אלו הנחשבות לחידוש של ממש אפשר למצוא את הבאות:
- מוסיקה בהמתנה – כולנו מכירים את זה כשאנו מתקשרים לחברה או לבית עסק כלשהי. בזמן שאנו ממתינים למענה אנושי, נשמעת לה ברקע מוסיקה חביבה. הדבר בהחלט עוזר להעביר את הזמן ונעים הרבה יותר.
- דוחות שיחות – מדובר בפתרון מתקדם עם מרכזיה טלפונית למשרד בעל חשיבות רבה, שכן מאפשר לבעלי העסק או המשרד להוציא דוחות, המספקים מידע חשוב והכרחי אודות השיחות היוצאות והנכנסות.
- ניהול מערכת הטלפונים באמצעות פורטל מקוון – כך אפשר לבצע שלל של פעולות ללא כל בעיה, כגון: להגדיר מספרי טלפון, לבדוק דוחות של שיחות, להוסיף או להסיר משתמשים, ליצור קבוצות של צלצולים ועוד ועוד.
מרכזיית IP שולחת את התקשורת הקולית ואת הווידאו דרך רשת האינטרנט והיא יכולה לבוא לידי ביטוי בשתי תצורות: היא יכולה "לשבת" עם רשת האינטרנט עצמה או להיות ממוקמת, באופן פיזי, במשרד.
כאשר היא יושבת על ענן היא כוללת תכונות נוספות יעילות במיוחד, כולל אלו המוזכרות מעלה, ושלל של יתרונות ההופכים אותה למועדפת על משרדים רבים ולא מעט בתי עסק קטנים, בינוניים וגם גדולים.
אילו חסרונות חשוב להכיר שרלוונטיים למרכזיה שכזו?
כמו בכל תחום, ובייחוד כשזה קשור לטכנולוגיה, עשויות להיות כמה נקודות חולשה שחשוב להכיר גם ב- מרכזיה טלפונית למשרד.
אם החלטתם לשלב מרכזיה מבוססת ענן, מרכזיה שעושה שימוש בטכנולוגיה של העברת הקול על גבי הרשת, כדאי לכם לקחת בחשבון את החסרונות הבאים. בשל אופן העברת השיחות, יכולות להיות גניבות של שיחות.
בפועל, כאשר אתם משתמשים במרכזיית IP, אתם מנצלים, כאמור, את רשת האינטרנט הציבורית כדי לקבל או להוציא שיחות וכדי לבצע פעולות שונות הקשורות למרכזייה שלכם. במקרים כאלה יכולה להתבצע פריצה וגם אפשר לגנוב שיחות.
לא מדובר כאן על פריצה של חובבנים, אלא פריצות שנעשות על ידי אנשים מחו"ל ומערבות סכומי כסף גדולים מאד.
חסרון נוסף הוא ניתוק שיחות והדבר קריטי מאד כאשר העבודה היום יומית עצמה מתנהלת רובה דרך שיחות. אמנם, וזהו יתרון משמעותי, עלות שירותי מרכזיה על ענן הוא נמוך באופן משמעותי, אולם מכיוון שהדבר קשור ברשת האינטרנט, כפי שקורה לנו לעיתים כשאנו גולשים בין אתרים שונים, ייתכנו ניתוקים.
אז, מה עושים עם המידע החשוב הזה? כפי שציינו, יש יתרונות טכנולוגיים רבים מאד למרכזיה טלפונית למשרד המבוססת על רשת האינטרנט, וגם כמה חסרונות. ולכן, ולו כדי להימנע מאותם חסרונות לא רצויים ומסכנות שונות שיכולות להשפיע על העסק ועל אופן התנהלותו, חשוב לשים לב לכמה דברים.
איכות היא מילת המפתח וזה צריך להיות הקו המנחה שלכם. מוצר זול יעלה לכם ביוקר וחשוב שלא תתפשרו על כך.
פנייה לחברה המתמחה בתחום זה ובחירתו של מוצר ברמה גבוהה תחסוך לכם טעויות, תקלות ובעיקר – עוגמת נפש. כדאי מאד להקפיד ולרכוש מרכזיית טלפונים למשרד שהיא איכותית ומתקדמת, גם אם מדובר במשרד בינוני או אפילו קטן.
ייתכן מאד שהיא תכלול כלים שלא יהיה לכם צורך בהם, אולם תודות לאיכות הגבוהה שלה היא תוכל לשרת אתכם כהלכה לאורך שנים. מעבר לכך, שימו לב גם למותג. כדאי מאד לבחור מרכזיה של מותג מוכר ולא לחפש את הזול ביותר. אם המשרד שלכם מבוסס בעיקרו על שיחות נכנסות וגם יוצאות, שימו לב לנקודה זו.
איך מרכזיה טלפונים למשרד חוסכת לכם כסף?
הפן הכלכלי והרצון לחסוך בהוצאות כמה שיותר, אבל להרוויח, הם קווים מנחים חשובים מאד של משרדים רבים ועסקים בכלל. ביום יום נעזרים לא מעט משרדים בשלל של שירותים שעולים כסף, שירותים שהם הכרחיים וחשובים במיוחד להתנהלותו ותפקודו השוטף של המקום.
מרכזייה היא אמצעי עיקרי מאד במשרד ולא ניתן לוותר עליה. יחד עם זאת, אפשר למצוא מסלולים מוזלים, שיכולים לצמצם משמעותית את ההוצאות.
בחירה במרכזיות IP, מרכזיות המבוססות על רשת האינטרנט, היא דרך מצוינת לחסוך, ובו זמנית גם ליעל את העבודה.
כאשר בוחרים לשלב מרכזיה טלפונית למשרד מסורתית, יש צורך בלא מעט מערכות נוספות וציוד יקר ערך. מעבר לכך, התפעול של מרכזיה כזו והתחזוקה שלה עולים לא מעט, כך שיוצא בשורה התחתונה סכום כסף גבוה במיוחד.
לעומת זאת, מרכזיה על ענן לא דורשת ציוד חומרה נוסף, תעריפי השיחות ואפילו החזקת הקו הם נמוכים וכאשר מדובר בשיחות בתוך המשרד עצמו הדבר איננו כרוך בתשלום.
אם המשרד מתנהל לא מעט מול לקוחות מחו"ל, יש בזה יתרון עצום וחיסכון רב של כסף בהוצאת שיחות ליעדים שונים בעולם. זוהי דרך מצוינת לחסוך בכסף ו"על הדרך" לבחור בפתרון חדשני, מתקדם וגם יעיל מאד.
האם ואיך אפשר להסתדר עם מרכזיית טלפונים למשרד המתבססת על הרשת?
אז, נכון, עד לפני כמה שנים היו אלו המרכזיות הטלפוניות הפיזיות, שישבו בתוך המשרדים ובבתי העסק האחרים. אולם, הנטייה כיום, כאמור, היא לעבור למרכזיות מסוג אחר, מרכזיות המנצלות את רשת האינטרנט הקיימת לטובת העניין.
בכל הקשור לשאלה האם אפשר להסתדר במשרד עם מרכזייה כזו ולא מרכזייה פיזית שהיתה נפוצה, התשובה לכך היא בהחלט כן.
רבים מאתנו, ולא רק בעלי עסק או משרד, משתמשים במכשירים החכמים שלהם לצרכי עבודה, וזאת לצד צרכים פרטיים מכל מיני סוגים.
האפליקציות השונות, ביניהן וואצאפ, צ'טים למיניהם, אפשרות לחיבור לדוא"ל ועוד, מהוות כלי עיקרי של מרביתנו לניהול היומיום, להפצת מידע וגם לקבלתו ואפשר לעשות את זה מכל מקום שרוצים, כולל מקום העבודה, הבית שלנו או אפילו בזמן נסיעה.
העידן שבו ישנו טלפון פיזי על שולחן העבודה שלנו חלף כבר מזמן וכיום ישנם פתרונות חלופיים אחרים, טובים הרבה יותר. את אותן מרכזיות פיזיות מחליפה מרכזיית טלפונית למשרד המתבססת על ענן, מרכזיה שהיא זולה בהרבה וגם יעילה.
לכל משרד, בין אם הוא קטן, בינוני או גדול במיוחד, צרכים מסוג אחר, אך כשזה קשור לנושא התקשורת – לכולם מכנה משותף: הצורך להיות זמינים כמה שיותר ולנהל שיחות עם לקוחות, ספקים או גורמים אחרים ללא כל בעיות.
הדבר קריטי עוד יותר כאשר ישנם כמה סניפים לאותו משרד, בין אם בארץ או בחו"ל וגם כאשר חלק מהעובדים (או אולי כולם) מנהלים את העבודה שלהם מחוץ למשרד, בעודם בתנועה. במקרים כאלה מרכזיית IP שנמצאת בענן היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם האתגר ולספק לכל העובדים את הכלי הנכון להם ליום יום. תודות לשלל הכלים שהיא מציעה והאפשרות להתאים אותה במדויק לצרכיו של המשרד, ובעיקר של העובדים, יכולה העבודה להתנהל בצורה תקינה ולא משנה היכן נמצאים.
יש לכם משרד ואתם זקוקים לפתרון תקשורת ברמה גבוהה? חשובה לכם האיכות, היכולת להתאימו לצרכים שלכם וגם מבחר הכלים שהיא מציעה? צור יועצים פתרונות תקשורת לעסקים מעמידה לרשותכם מגוון של מרכזיות טלפוניות למשרדים בסדרי גודל שונים, מרכזיות בהתאמה מלאה, עם מבחר רחב של פתרונות וגם כלים ייעודיים.
כל אלה מאפשרים לבצע פעולות שונות, וגם הוצאה וקבלת שיחות, ללא כל בעיה. לפרטים אודות מרכזיות אלו, כמו גם פתרונות נוספים שלנו, צרו אתנו קשר. נשמח לעמוד לרשותכם בטלפון *9541
